BAB 3

Bab 3 

nama: eka rahayu ningtyas

nim   : 2011110021

FORMULIR

( Form )

DEFINISI FORMULIR

    adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.

FORMULIR ELEKTRONIK

    Merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengoalahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat berikut ini:

1.       Tidak Pernah Kehabisan Formulir

2.       Tidak Pernah Ketinggalan Jaman

3.       Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari

4.       Tidak Dimungkinkan Penggunaan Formulir yang Salah

5.       Kecepatan Pengisian Formulir

6.       Penangkapan Data Dilakukan Sekali

7.       Tidak Ada Data yang Mengambang

8.       Kemudahan dalam Pengelolaan Formulir

MANFAAT FORMULIR

    Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

a.       Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan

b.      Merekam data transaksi bismis perusahaan

c.       Mengurangi kemungkinan kesalahn dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

d.      Meyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

    Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut sumbernya ,formulir dapat dibagi menjadi 3 golongan:

a.       Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

b.      Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan

c.       Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

GOLONGAN FORMULIUR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA

    Pada dasarmna formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:

a.       Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

b.      Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

    Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

1.       Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir

2.       Hindari duplikasi dalam pengumpulan data

3.       Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin

4.       Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulr

5.       Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar

6.       Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifkasi

7.       Beri nomor untuk identifikasi formulir

8.       Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian

9.       Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karna mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama

10.   Cantumkan nomor urut tercetak

11.   Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya

12.   Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper)

13.   Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait

Metodologi Pengembangan Sistem Akuntansi Bab 2

Nama             : Eka Rahayu Ningtyas

Nim                : 2011110021

Prodi             : Akuntansi

Universitas Tribhuwana Tunggadewi Malang

BAB II - METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

A.     METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Definisi metodologi pengembangan sistemakuntansi menurut Mulyadi bahwa “ Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem informasi”.

B.      Tujuan dari pengembangan system akuntansi

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi :

1.      Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

2.      Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

3.      Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (Reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4.      Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

C.      Tahapan-tahapan dalam Pengembangan Sistem Akuntansi

Tahapan-tahapan dalam Pengembangan Sistem Akuntansi menurut Mulyadi :

Pengembangan Sistem Akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap sebagai berikut :

analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi.
Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama yaitu:
1. Analisis sistem (system analysis)
2. Desain sistem (system design)
3. Implementasi sistem (system implementation).

1.      Analisis Sistem : Analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya terdiri dari :

1.      Analisis Pendahuluan : Analisis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya.

2.      Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem : Untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.

3.      Pelaksanaan Analisis Sistem : Didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Contoh langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem adalah :

         Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang

         Menganalisis Transaksi

         Mempelajari Catatan Pertama

         Mempelajari Catatan Terakhir

2.      Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem : Merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi yang berisi temuan-temuan yang diperoleh oleh analis sistem dalam analisis sistem. Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi :

1.      Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem.

2.      Daftar masalah besar yang ditemukan analis sistem.

3.      Surat pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi.

4.      Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melakukan analisis sistem.

5.      Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru, atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan. Proyeksi ini mencakup kelaikan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi.

6.      Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

1.     ANALIS SISTEM

Analis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajikan berbagai alternatif desain sistem informasi yang memungkinkan pemakai informasi memilih antara berbagai desain yang ditawarkan oleh analis sistem.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:
a). Analisis pendahuluan (preliminary analysis).
Dalam analisis pendahuluan sistem ini, analisis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem membuat work sheet atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut.
b). Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem
Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut “Usulan pelaksanaan analisis sistem.”.
Digunakan untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.
c). Pelaksanaan analisis sistem
Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam “Usulan pelaksanaan Analisa Sistem”. Berikut contoh langkah-2nya:
- Analisis laporan yang dihasilkan sistem sekarang.
- Menganalisis transaksi.
- Mempelajari catatan pertama.
- Mempelajari catatn akhir
d). Penyusunan laporan hasil analisis sistem
Hasil akhir proses analis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan ayng disebut “Laporan hasil analisis sistem”. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi.

2.     2. DESAIN SISTEM

Dalam tahap desain, analis sistem memberikan tiga macam dokumen tertulis yang diserahkan kepada pemakai informasi:
a). usulan desain sistem secara garis besar
b). laporan final desain sistem secara garis besar
c). laporan final desain sistem secara rinci.
Berbagai dokumen tertulis terebut digunakan oleh analis sistem untuk menyajikan dan menawarkan desain sistem bagi pemakai informasi.
Tahapan desain sistem dibagi menjadi lima tahap:
1). Desain sistem secara garis besar
2). Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar
3). Evaluasi sistem
4). Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar.
5). Desain sistem secara rinci
6). Penyusunan Laporan final desain sistem secara rinci

3. IMPLEMENTASI SISTEM

Dalam tahap implementasi sistem, analis sistem membuat dokumen tertulis yang disebut “Laporan Final Implementasi Sistem.” Laporan ini berisi dua bagian: rencana implementasi sistem dan hasil implementasi sistem.
Pendekatan konversi yang dapat digunakan analis sistem dalam mengkoversi sistem lama dengan sistem baru adalah: a). langsung, b). paralel, c). modular atau pilot project dan phase-in.
a), Persiapan implementasi sistem
b). Pendidikan dan pelatihan karyawan
c). Konversis sistem
Perubahan sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu. Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem lama ke sistem baru, yaitu konversi: langsung, paralel, pendekatan modular dan phase-in.
- Konversi langsung
Adalah implementasi sistem abru secara langsung dan mengehentikan segera pemakaian sistem lama.
- Konversi paralel
Adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem
lama selama jangka waktu tertentu.
- Konversi Modular
Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru
ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian
- Konversi Phase-In
Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase –in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.

D.     Sumber Informasi dalam Analisis Sistem :

         Sistem Akuntansi yang sekarang digunakan

Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi yang lama :

1.      Efektifitas Sistem Akuntansi Yang Sekarang Digunakan.

2.      Ide Rancangan.

3.      Identifikasi Sumber Daya.

4.      Pengetahuan Konversi.

5.      Titik awal yang sama dalam menuju ke Perubahan Baru.

         Sumber Intern Yang lain

Terdiri dari :

1.      Orang

2.      Pekerjaan Tulis Menulis

3.      Hubungan

         Sumber Luar

E.      Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem :

         Wawancara

         Kuesioner

         Metode Analisis Kelompok

         Pengamatan, dan

         Pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen.

1. Desain Sistem : Proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Terdiri dari :
1. Desain sistem secara garis besar
2. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar
3. Evaluasi Sistem
4. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar
5. Desain Sistem Secara Sistem
6. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.
2. Implementasi Sistem : Pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Terdiri dari :

1. Persiapan Implementasi Sistem
2. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan
3. Konversi Sistem, Terdapat 4 Pilihan :
1. Konversi Langsung : Implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan pemakaian sistem yang lama.
2. Konversi Paralel : Implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu.
3. Konversi Modular : Implementasi sistem baru per bagian sistem (Per Modul).
4. Konversi Phase In : Implementasi sistem baru per unit organisasi (per cabang).

F.      Pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan system

Analis sistem adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan. Analis sistem memegang peranan yang sangat penting dalam proses pengembangan sistem. Seorang analis sistem harus memiliki setidaknya empat keahlian: analisis, teknis, manajerial, dan interpersonal (berkomunikasi dengan orang lain). Kemampuan analisis memungkinkan seorang analis sistem untuk memahami perilaku organisasi beserta fungsi-fungsinya, pemahaman tersebut akan membantu dalam mengidentifikasi kemungkinan terbaik serta menganalisis penyelesaian permasalahan. Keahlian teknis akan membantu seorang analis sistem untuk memahami potensi dan keterbatasan dari teknologi informasi. Seorang analis sistem harus mampu untuk bekerja dengan berbagai jenis bahasa pemrograman, sistem operasi, serta perangkat keras yang digunakan. Keahlian manajerial akan membantu seorang analis sistem mengelola proyek, sumber daya, risiko, dan perubahan. Keahlian interpersonal akan membantu analis sistem dalam berinteraksi dengan pengguna akhir sebagaimana halnya dengan analis, programer, dan profesi sistem lainnya.

Analis sistem bisa pula menjadi perantara atau penghubung antara perusahaan penjual perangkat lunak dengan organisasi tempat ia bekerja, dan bertanggung jawab atas analisis biaya pengembangan, usulan desain dan pengembangan, serta menentukan rentang waktu yang diperlukan. Analis sistem bertanggung jawab pula atas studi kelayakan atas sistem komputer sebelum membuat satu usulan kepada pihak manajemen perusahaan.

G.      Pada dasarnya seorang analis sistem melakukan hal-hal berikut:

·         Berinteraksi dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan mereka

·         Berinteraksi dengan desainer untuk mengemukakan antarmuka yang diinginkan atas suatu perangkat lunak

·         Berinteraksi ataupun memandu programer dalam proses pengembangan sistem agar tetap berada pada jalurnya

·         Melakukan pengujian sistem baik dengan data sampel atau data sesungguhnya untuk membantu para penguji

·         Mengimplementasikan sistem baru

·         Menyiapkan dokumentasi berkualitas

H.      SIMBOL UNTUK PEMBUATAN ALIR DATA (DATA FLOW DIAGRAM)

Simbol – simbol yang digunakan oleh analis sitem untuk membuat bagan alirdata (data flow diagram) dan bagan alir dokumen (document flowchart) untuk menggambarkan sistem informasi tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagianpenting dalam perancangan sisteminformasi yang kompleks dan pengembangan program komputer.

I.        SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.
Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.
Manfaat tersebut adalah sbb:
- Gambaran sistem secara menyeluruh lebihmudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir
- Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir
- Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditentukan dengan bagan alir.
- Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.