Makalah system informasi akuntansi
Bab 3
(FORMULIR)
Disusun oleh :
Eka Rahayu Ningtyas ( 2011110021)
Dosen Pembimbing : Ahmad Mukofi SE.MM
FAKULTAS EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM
STUDI AKUNTANSI
FORMULIR
DEFINISI FORMULIR
Sejak lahir hingga meninggal dunia, masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran demikian sampai kita meninggal semua menggunakan formulir.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
MANFAAT FORMULIR
Fromulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.
Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Gambar
:
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR
NAMA FORMULIR……………….. DEPARTEMEN ……………….. NO. FORMULIR …………….
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI …………………………………………
DISURVEI OLEH ……………………………. TANGGAL SURVEI …………………………………..
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Jika Saudara perlu menambahakan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman sebalik formulir ini.
Tujukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan penjelasan Saudara.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Fungsi umum formulir …………………………………………………………………
2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan ?
3. Dapatkah digunakan formulir lain ?
4. Dapatkah formulir ini dapa digabung dengan formulir yang lain ?
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa ? …………………………..
6. Formulir lain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini ? Nama formulir
………….. No. Formulir ……………… Informasi diambil dari formulir nomor …………..
Ditransfer ke formulir no. ………………………
T E K S
7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya ?
8. Apakah instruksi dan teksnya jelas ?
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan ?
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudahmemuat di dalam formulir ?
11. Apakah susunan informasi sesuai dengan ururtan operasinya ?
D E S A I N
12. Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data ?
13. Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik ?
14. Apakah garis diatur cukup untuk diproses denganekuipmen kantor yang tersedia ?
15. Apakah penampilan formulir menarik ?
K E R T A S
16. Apakah mutu kertas sesuai dengan pemakainformulir ?
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan ?
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap kareakteristik pemakainya ?
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakterisitik penggunaannya ?
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien ?
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor ?
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop ?
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi ?
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan ?
PRODUKSI
25. Berapa kuantitas yang digunakan ? Bulanan ………….. Tahunan…………………
26. Dimana tempat penyimpanan formulir ? ……………………………………………
27. Berapa jumlah lembar formulir ii yang tersedia sekarng ditempat penyimpanan ?
28. Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan dhubungi ?
KESIMPULAN …………………………………..
DISAHKAN OLEH : ……………………………..
TANGGAL : ……………………………………
=================================
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
- dokumen sumber
- dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTANPenjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan - Surat order pengoiriman
- Laporan pengiriman barang
- Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar - Surat order pembelian
- Laporan penerimaan barang
- Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar - Daftar gaji
- Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang -
